Discutere di office design con Lucia Prado

10th Ago 2022

Di recente avrete visto la nostra responsabile dei progetti di design e consulenza, Lucia Prado, parlare a WorkLife di come il design degli uffici moderni influisca sui rapporti di lavoro e sui processi decisionali.

Nel corso dell'intervista, Lucia ha analizzato la serietà con cui le organizzazioni prendono il design strategico, alcune delle insidie della creazione di spazi che non sono veramente adatti allo scopo e l'effetto che un luogo di lavoro attraente ed efficiente può avere sull'attrazione dei migliori talenti.

Secondo lei, le aziende prendono abbastanza sul serio la progettazione degli ambienti di lavoro e la pandemia e il lavoro ibrido hanno focalizzato le menti?

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Le persone sono il patrimonio principale di ogni organizzazione e per questo motivo le aziende prendono molto sul serio il benessere. Per aiutarle, le aziende dovranno pianificare e implementare un design che favorisca un ambiente in cui le persone vogliano venire al lavoro ogni mattina, si sentano apprezzate e sicure e possano lavorare in modo efficace e in armonia.

Dopo la pandemia, la progettazione dei luoghi di lavoro si è evoluta rapidamente. Molte sedi sono rimaste vuote per oltre un anno, ma le organizzazioni sono riuscite a far funzionare le cose, con la maggior parte dei lavoratori che operavano da casa. Questo fenomeno, nuovo per la maggior parte delle aziende, ha incoraggiato i colleghi ad adottare nuove tecnologie e competenze e ad apprezzare nuovamente il concetto di "lavoro da qualsiasi luogo".

Alcuni settori - come i servizi finanziari, le assicurazioni, la ricerca e l'informatica - hanno adottato e si sono adattati al lavoro a distanza più rapidamente, mentre altri hanno fatto davvero fatica. Ma alla fine tutti hanno trovato un modo per lavorare da remoto.

Finalmente è arrivato il 2022 e (molti) dipendenti sono tornati in ufficio.  Ma cosa succede ora, in un momento in cui molti hanno capito di preferire un approccio completamente remoto o ibrido al proprio ruolo?

È innegabile che la pandemia abbia modificato le priorità, gli orari, le dinamiche familiari, la gestione del tempo e l'atteggiamento verso la vita in generale. L'ibrido è destinato a rimanere, ma allo stesso modo l'ufficio non scomparirà del tutto. E per molti rimarrà il luogo migliore per comunicare, collaborare, fare formazione, affrontare sessioni di brainstorming e incoraggiare il team building.

Quali sono gli aspetti negativi di uno spazio d'ufficio non adatto allo scopo e quale impatto può avere sulle aziende?

Avere gli strumenti e il design giusti è obbligatorio per avere successo nel lungo periodo. Immaginate un panificio senza forno, un aeroporto senza torre di controllo o una casa con cinque camere da letto e un solo bagno. Un approccio di questo tipo causerebbe colli di bottiglia e il flusso di circolazione non sarebbe logico.

Gli svantaggi di uno spazio non adatto allo scopo sono molti, tra cui lo spreco di tempo e risorse. Non esiste una soluzione univoca per la progettazione di un ufficio, ma se si sbaglia, si rischia di diminuire la motivazione, l'impegno e l'efficienza dei dipendenti, oltre ad aumentare il turnover del personale.

Se fatto bene, lo spazio dell'ufficio deve riflettere adeguatamente i valori dell'azienda ed essere compatibile con i processi operativi. La progettazione deve tenere conto dei compiti svolti da ciascun reparto e fornire strumenti adeguati per ottimizzare il tempo e le energie dei dipendenti.

Perché e come il design dell'ambiente di lavoro varia da un'azienda all'altra e come le aziende possono individuare il layout ottimale per loro?

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La progettazione di un ufficio non può essere fatta a tavolino. Ogni azienda è diversa: dal settore in cui opera, alle sfumature culturali e ai diversi stili di gestione, fino all'età, alle dimensioni e alle funzioni della forza lavoro.

Per questo motivo, la progettazione di un ufficio deve essere relativa all'attività e alla cultura dell'azienda.

Se da un lato la disposizione degli spazi può rispecchiare l'organigramma, con un cenno agli obiettivi e ai piani di crescita dell'azienda, dall'altro è necessario pensare anche al raggruppamento e alla necessità di una facile connessione tra i reparti.

Se l'azienda è ben strutturata, ciò si rifletterà nella stesura del progetto di layout. Il look and feel inviterà sia i colleghi che i clienti ad abbracciare l'"esperienza" del marchio dal momento in cui varcano la porta d'ingresso.

Il punto di partenza migliore è la comprensione della visione e dei valori dell'organizzazione e della storia che si vuole raccontare. Una start-up flessibile e divertente probabilmente finirà con l'avere uno stile "Silicon Valley", stipando molti servizi all'interno dei propri locali, oltre a spazi flessibili con sedute morbide, probabilmente una stanza per il pisolino e molti angoli per il caffè per incoraggiare la comunicazione, l'innovazione e l'energia.

L'esperienza sarà probabilmente completamente diversa per chi entra in una sede centrale di servizi finanziari. Probabilmente sarete accolti da finiture di alto livello, mobili eleganti, un trattamento acustico perfetto e ambienti chiusi che danno una sensazione di privacy, riservatezza e fiducia.

Come sono cambiati i bisogni e i comportamenti della forza lavoro dopo la pandemia e come si riflette il design dell'ambiente di lavoro?

La maggior parte degli uffici ha adottato nuovi strumenti digitali durante la pandemia e lavora costantemente per migliorare l'esperienza ibrida. La sfida del design dell'ambiente di lavoro si concentra ora sulla creazione di uno spazio che i dipendenti vogliono visitare, al di là della necessità di accendere un PC, rispondere alle e-mail e svolgere il proprio lavoro online. Perché sappiamo che ora possono farlo comodamente da casa.

L'ufficio deve essere riposizionato come il cuore pulsante di un'azienda, dove i colleghi si incontrano e trascorrono del tempo a tu per tu tra di loro, con i clienti e con la dirigenza, e mentre svolgono qualsiasi lavoro che non riescono a completare a casa. L'ingresso in ufficio non è sopravvalutato, ma dovrebbe ispirare un'esperienza olistica per utenti e visitatori.

In breve, l'ufficio dovrebbe integrare ciò che la casa non può offrire. Potrebbe trattarsi di privacy, di uno spazio di concentrazione, di comunicazione aperta, di internet veloce, di zone di benessere o persino di sicurezza psicologica, grazie agli orari di "apertura" dello spazio.

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Infine, quanto è importante un luogo di lavoro attraente ed efficiente per attirare il personale migliore?

La calamita dell'azienda è la sua cultura, le sue persone. Se fatto bene, un luogo di lavoro dovrebbe riflettere questi aspetti e influenzare l'esperienza di chi vi entra.

Si tratta di un concetto molto simile a quello del design del commercio al dettaglio e dell'ospitalità. Tutti noi abbiamo un supermercato in cui preferiamo fare la spesa, un ristorante preferito con un'atmosfera accogliente e tessuti morbidi, o un hotel di lusso per le occasioni speciali, completo di una vista magnifica: lo stesso vale per lo spazio di lavoro. Bisogna creare la sensazione che si vuole infondere a chi varca la soglia.

In sintesi, tutto si riduce all'attrattiva e all'efficienza del design, che risuonerà con gli utenti facendoli sentire più impegnati, motivati, comodi e rilassati.

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