Espace de bureau à louer ! Réfléchissez avant de vous lancer.

Plan ouvert et collaboration. Traditionnel et privé. Les exigences des organisations en matière d'espace de bureau continuent d'évoluer et de changer, certaines entreprises cherchant à créer des espaces conviviaux semblables à ceux d'un appartement ou d'un hôtel, tandis que d'autres ont besoin d'un ensemble de pièces privées et sécurisées pour les conversations confidentielles. Nous avons rencontré nos amis de Solved (qui fait partie de Parella) pour en savoir plus sur les tendances aux Pays-Bas.

Le vieux néerlandais dit "bezint eer ge begint" ("réfléchissez avant de commencer" en anglais), ce qui peut sembler évident, mais qui n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît lorsqu'il s'agit de choisir le bon espace de bureau. Comment cela se fait-il ? Après avoir lu ce blog, vous vous direz peut-être : "Ah, oui, je vois" et, à partir de ce moment-là, vous ne regarderez plus jamais les panneaux "bureaux à louer" de la même manière.

Lors de l'achat d'une voiture, les gens passent souvent des jours (voire des semaines ou des mois) à faire des recherches approfondies. Ils se posent des questions telles que "quelle marque correspond à mon style de vie et à mes valeurs ?", "quel est mon budget ?", "à quelle vitesse peut-elle rouler (pardon : quelle est son autonomie) ?" et ainsi de suite... Il en va de même pour le choix d'une maison, la planification de vacances ou d'autres achats importants.

Mais lorsqu'il s'agit de choisir le bon espace de bureau, ce type de préparation est parfois négligé. D'une certaine manière, c'est compréhensible. L'achat d'une voiture ou d'une maison a un poids émotionnel, vous affecte personnellement et peut vous empêcher de dormir. Un bureau n'est "qu'un" bureau, n'est-ce pas ? (à tort). Et si vous ne vous en occupez pas quotidiennement, il est facile de commettre une erreur.

N'optez pas pour le premier space que vous voyez

Vous vous demandez peut-être : "Où cela va-t-il nous mener ?" ....

Je m'explique. Dans la pratique, chez Solved by Parella, nous voyons souvent des locataires signer ou renouveler des baux sur la base d'une simple intuition, sans évaluer correctement si l'espace en fait répond à leurs besoins. Lorsque nous leur demandons s'ils ont bien réfléchi à la superficie requise, la réponse est souvent dédaigneuse. Les arguments les plus courants sont les suivants : "Nous travaillons de la même manière qu'avant", "Pourquoi déménager ? Nous travaillons de la même manière qu'avant", "Pourquoi déménager ? Nous disposons de la même superficie aujourd'hui", "Nous pouvons probablement réduire la superficie d'un quart", ou "J'ai déjà fait vérifier cette superficie en 2019".

Si ces locataires avaient réalisé qu'un espace de travail aux Pays-Bas coûte environ10 000 euros par anleurs réactions auraient sans doute été beaucoup plus nuancées. En résumé, le message de ce blog est simple et correspond à son titre : assurez-vous d'être bien informé non seulement sur la superficie dont vous avez besoin, mais aussi sur les coûts liés à l'adaptation de l'espace à votre activité.

Choisir la bonne taille de bureau

Ce n'est pas pour rien que nous avons parlé de 2019. La façon dont les bureaux sont utilisés a fondamentalement changé depuis lors. Cette évolution a eu un impact sur les besoins en espace de chaque entreprise. Oui, nous sommes tous bien conscients de l'impact de la pandémie, du travail hybride, ou encore de l'évolution de l'espace de travail. des semaines de travail fluctuantesmais en réalité, vous devez tenir compte de ces facteurs lorsque vous recherchez un espace de bureau ou que vous renégociez un bail existant.

La question n'est pas seulement de savoir de combien de mètres carrés vous avez besoin, mais comment vous comptez utiliser l'espace. Avez-vous besoin de postes de travail plus flexibles ou de zones séparées pour un travail ciblé ? Et qu'en est-il des salles de réunion - trop ou pas assez ? Ce sont des questions essentielles à prendre en compte avant de prendre une décision.

Les coûts cachés de l'espace de bureau

Disposer de la superficie adéquate n'est qu'un début. Les bureaux que vous envisagez d'acheter doivent probablement être modifiés pour répondre à vos exigences, même si vous y travaillez depuis quatre ans déjà. Une fois encore, comparons cette situation à l'achat d'une voiture. Elle peut sembler impeccable (tant la voiture que le vendeur), mais qu'en est-il du kilométrage, de l'historique de l'entretien et de l'état des pneus ?

Le même principe s'applique aux bureaux. Quel est l'état des installations cachées derrière ce faux plafond élégant ? De quel type de "maintenance différée" héritez-vous ? L'aménagement actuel peut-il même être réutilisé ?

Au-delà du loyer, il y a souvent des coûts supplémentaires : frais de service, dépenses d'entretien et investissements éventuels dans de nouveaux postes de travail. Autant de coûts qu'il convient de prendre en compte dans votre budget pour éviter les surprises.

Obtenez des conseils avisés avant de louer un espace de bureau

Compte tenu des investissements qu'implique la location d'un espace de bureau, il est judicieux de rassembler toutes les informations nécessaires au préalable. Ainsi, vous ne vous rendrez pas compte trop tard que votre intuition vous a peut-être induit en erreur.

Vous voulez être sûr que votre nouvel espace de bureau correspond à votre organisation, à votre style de travail et à vos projets futurs ? Prenez le temps de comparer vos options, d'effectuer une analyse approfondie et de demander l'avis d'un expert. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez être sûr que votre décision n'est pas seulement bonne, mais qu'elle est vraiment le meilleur choix.

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