Uffici in affitto! Pensa prima di fare un salto.

Open space e collaborativo. Tradizionale e privato. Le esigenze delle organizzazioni in fatto di spazi per uffici continuano a cambiare: alcune aziende cercano di creare spazi accoglienti, simili a quelli di un appartamento o di un hotel, mentre altre richiedono una serie di stanze private e sicure per le conversazioni riservate. Abbiamo incontrato i nostri amici di Solved (parte di Parella) per scoprire alcune delle tendenze in atto nei Paesi Bassi.

C'è un detto in olandese antico, "bezint eer ge begint" ("pensa prima di iniziare" in inglese) che potrebbe sembrare ovvio, ma non è sempre così semplice come sembra quando si tratta di scegliere il giusto spazio per l'ufficio. Come mai?" ti chiederai. Dopo aver letto questo blog, potresti pensare: "Oh, giusto, capisco" e da quel momento in poi non guarderai più i cartelli "uffici in affitto" allo stesso modo.

Quando si acquista un'auto, spesso si dedicano giorni (se non settimane o mesi) a ricerche approfondite. Si pongono domande come "quale marca si adatta al mio stile di vita e ai miei valori?", "qual è il mio budget?", "quanto può andare veloce (scusate: qual è la sua autonomia)?" e così via... Lo stesso vale quando si sceglie una casa, si pianifica una vacanza o si fanno altri acquisti importanti.

Ma quando si tratta di scegliere il giusto spazio per l'ufficio, questo tipo di preparazione viene talvolta trascurato. E in un certo senso è comprensibile. L'acquisto di un'auto o di una casa ha un peso emotivo, ti riguarda personalmente e può tenerti sveglio la notte. Un ufficio è "solo" un ufficio, giusto? (sbagliato). E se non te ne occupi quotidianamente, è facile commettere un errore.

Non scegliere la prima space che vedi

Dove vuoi arrivare?" ti starai chiedendo....

Mi spiego meglio. In pratica, noi di Solved by Parella vediamo spesso affittuari che firmano o rinnovano contratti di locazione basandosi esclusivamente sull'istinto, senza valutare adeguatamente se lo spazio in realtà soddisfa le loro esigenze. Quando chiediamo se hanno considerato attentamente la metratura richiesta, la risposta è spesso negativa. Le argomentazioni più comuni sono: 'Lavoriamo nello stesso modo di prima', 'Perché trasferirsi? Abbiamo la stessa quantità di spazio ora", "Possiamo probabilmente ridurne un quarto" o "L'ho fatto controllare nel 2019".

Se questi inquilini si fossero resi conto che uno spazio di lavoro in ufficio nei Paesi Bassi costa circa10.000 euro all'annoLe loro reazioni sarebbero state probabilmente molto più sfumate. In breve, il messaggio di questo blog è semplice ed è in linea con il suo titolo: assicurati di essere ben informato non solo sulla metratura di cui hai bisogno, ma anche sui costi necessari per rendere lo spazio adatto alla tua attività.

Scegliere le dimensioni dell'ufficio

Abbiamo citato il 2019 per un motivo. Il modo in cui viene utilizzato lo spazio per gli uffici è cambiato radicalmente da allora. Questo cambiamento ha avuto un impatto sulle esigenze di spazio di ogni azienda. Sì, siamo tutti consapevoli dell'impatto della pandemia, del lavoro ibrido o del settimane lavorative fluttuantima la realtà è che devi tenere conto di questi fattori quando cerchi un ufficio o rinegozi un contratto di locazione esistente.

La questione non è solo quanti metri quadrati ti servono, ma anche come pensi di utilizzare lo spazio. Hai bisogno di postazioni di lavoro più flessibili o di aree separate per un lavoro mirato? E che dire delle sale riunioni: troppe o troppo poche? Queste sono domande fondamentali da considerare prima di prendere una decisione.

I costi nascosti degli uffici

Avere la metratura giusta è solo l'inizio. L'ufficio che stai valutando ha probabilmente bisogno di modifiche per soddisfare i tuoi standard, anche se sei lì da quattro anni. Ancora una volta, facciamo un paragone con l'acquisto di un'auto. Può sembrare immacolata (sia l'auto che il venditore), ma che dire del chilometraggio, della storia della manutenzione e delle condizioni degli pneumatici?

Lo stesso principio si applica agli uffici. Qual è lo stato degli impianti nascosti dietro quell'elegante controsoffitto? Che tipo di "manutenzione differita" stai ereditando? Il layout attuale può essere riutilizzato?

Oltre all'affitto, ci sono spesso altri costi da sostenere: canoni di assistenza, spese di manutenzione e potenziali investimenti in nuove postazioni di lavoro. Sono tutti costi che devono essere messi in conto nel tuo budget per evitare sorprese inaspettate.

Fatti consigliare bene prima di affittare un ufficio

Visti gli investimenti che comporta l'affitto di un ufficio, è saggio raccogliere tutte le informazioni necessarie in anticipo. In questo modo non ti accorgerai troppo tardi che il tuo istinto ti ha portato fuori strada.

Vuoi essere sicuro che il tuo nuovo ufficio sia in linea con la tua organizzazione, il tuo stile di lavoro e i tuoi piani futuri? Prenditi il tempo necessario per confrontare le opzioni, condurre un'analisi approfondita e chiedere il parere di un esperto. Solo così potrai essere sicuro che la tua decisione non sia solo giusta, ma che sia davvero la scelta migliore.

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