Ein Gespräch über Bürogestaltung mit Lucia Prado

Kürzlich haben Sie vielleicht gesehen, wie unsere Projektmanagerin für Design und Beratung, Lucia Prado, mit WorkLife darüber sprach, wie sich modernes Bürodesign auf Arbeitsbeziehungen und Entscheidungsfindung auswirkt.

In dem Interview ging Lucia Prado der Frage nach, wie ernst Unternehmen das strategische Design nehmen, welche Fallstricke bei der Gestaltung von Räumen lauern, die nicht wirklich zweckmäßig sind, und welche Auswirkungen ein attraktiver und effizienter Arbeitsplatz auf die Anwerbung der besten Mitarbeiter haben kann.

Sind Sie der Meinung, dass die Unternehmen die Gestaltung von Arbeitsplätzen ernst genug nehmen - und hat die Pandemie und das hybride Arbeiten die Köpfe beschäftigt?

Die Menschen sind das wichtigste Kapital eines jeden Unternehmens, und aus diesem Grund nehmen die Unternehmen das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter sehr ernst. Um sie dabei zu unterstützen, müssen die Unternehmen ein Design planen und umsetzen, das ein Umfeld fördert, in dem die Menschen jeden Morgen gerne zur Arbeit kommen, sich geschätzt und sicher fühlen und effektiv und harmonisch arbeiten können.

Seit der Pandemie hat sich die Arbeitsplatzgestaltung rasch weiterentwickelt. Viele Räumlichkeiten standen über ein Jahr lang leer, aber die Unternehmen konnten den Betrieb trotzdem aufrechterhalten - die meisten Mitarbeiter arbeiteten von zu Hause aus. Dieses für die meisten Unternehmen neue Phänomen ermutigte die Kollegen, sich neue Technologien und Fähigkeiten anzueignen - und eine neue Wertschätzung für das Konzept "Arbeiten von überall" zu entwickeln.

Einige Branchen - wie Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Forschung und IT - nahmen die Telearbeit schneller an und passten sich ihr an, während andere sich sehr schwer taten. Letztendlich hat aber jeder einen Weg gefunden, um aus der Ferne zu arbeiten.

Schließlich ist das Jahr 2022 gekommen, und (viele) Mitarbeiter sind ins Büro zurückgekehrt.  Aber was passiert jetzt, wo viele erkannt haben, dass sie einen vollständig dezentralen oder hybriden Ansatz für ihre Arbeit bevorzugen?

Es lässt sich nicht leugnen, dass die Pandemie die Prioritäten, die Zeitpläne, die Familiendynamik, das Zeitmanagement und die Einstellung zum Leben im Allgemeinen neu geordnet hat. Die hybride Arbeitsweise wird bleiben, aber auch das Büro wird nicht völlig verschwinden. Und für viele wird es der beste Ort bleiben, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, Schulungen durchzuführen, Brainstorming-Sitzungen zu veranstalten und die Teambildung zu fördern.

Was sind die Nachteile eines nicht zweckmäßigen Büroraums - und wie kann sich dies konkret auf Unternehmen auswirken?

Um langfristig erfolgreich zu sein, sind die richtigen Werkzeuge und das richtige Design unerlässlich. Stellen Sie sich eine Bäckerei ohne Backofen, einen Flughafen ohne Kontrollturm oder ein Haus mit fünf Schlafzimmern und nur einer Toilette vor. Ein solcher Ansatz würde zu Engpässen führen - und der Verkehrsfluss wäre nicht logisch.

Ein nicht zweckmäßiger Raum hat viele Nachteile, einer davon ist die Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Es gibt keine Einheitslösung für die Bürogestaltung, aber wenn man es falsch macht, kann die Motivation, das Engagement und die Effizienz der Mitarbeiter sinken - und die Fluktuation der Mitarbeiter steigt.

Richtig gemacht, sollten Büroräume die Werte des Unternehmens widerspiegeln und den betrieblichen Abläufen gerecht werden. Bei der Gestaltung sollten die Aufgaben der einzelnen Abteilungen berücksichtigt werden, und es sollten geeignete Hilfsmittel zur Verfügung stehen, um die Zeit und Energie der Mitarbeiter zu optimieren.

Warum und wie unterscheidet sich die Arbeitsplatzgestaltung von Unternehmen zu Unternehmen - und wie können Unternehmen das für sie optimale Layout herausfinden?

Bei der Gestaltung von Büros kann man nicht nach einem Schema vorgehen. Jedes Unternehmen ist anders - von der Branche, in der es tätig ist, über kulturelle Nuancen und verschiedene Managementstile bis hin zu Alter, Größe und Funktion der Belegschaft.

In diesem Sinne sollte die Bürogestaltung auf die Tätigkeit und die Kultur des Unternehmens abgestimmt sein.

Während die Raumaufteilung das Organigramm widerspiegeln kann - mit einer Anspielung auf die Unternehmensziele und Wachstumspläne -, muss auch an die Clusterbildung und die Notwendigkeit einer einfachen Verbindung zwischen den Abteilungen gedacht werden.

Wenn das Unternehmen gut strukturiert ist, wird sich dies im Entwurf des Layouts widerspiegeln. Das Erscheinungsbild wird sowohl Kollegen als auch Kunden dazu einladen, die Marke zu erleben, sobald sie durch die Eingangstür treten.

Am besten fängt man damit an, die Vision und die Werte der Organisation zu verstehen - und die Geschichte, die sie erzählen will. Ein flexibles und unterhaltsames Start-up-Unternehmen wird wahrscheinlich mit einem "Silicon-Valley-Stil" enden - mit vielen Dienstleistungen in den Räumlichkeiten und flexiblen Räumen mit weichen Sitzgelegenheiten, wahrscheinlich einem Nickerchen-Raum und vielen Kaffee-Ecken, um Kommunikation, Innovation und Energie zu fördern.

Wer ein Hauptquartier für Finanzdienstleistungen betritt, wird wahrscheinlich eine völlig andere Erfahrung machen. Sie werden wahrscheinlich von hochwertigen Oberflächen, eleganten Möbeln, perfekter Akustik und geschlossenen Räumen begrüßt, die ein Gefühl von Privatsphäre, Vertraulichkeit und Vertrauen vermitteln.

Wie haben sich die Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Mitarbeiter seit der Pandemie verändert - und wie spiegelt sich das in der Arbeitsplatzgestaltung wider?

Die meisten Büros haben während der Pandemie neue digitale Tools eingeführt und arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der hybriden Erfahrung. Die Herausforderung bei der Arbeitsplatzgestaltung besteht nun darin, einen Raum zu schaffen, den die Mitarbeiter gerne aufsuchen - jenseits der Notwendigkeit, den PC einzuschalten, E-Mails zu beantworten und ihre Online-Arbeit zu erledigen. Denn wir wissen, dass dies heute auch bequem von zu Hause aus erledigt werden kann.

Das Büro muss wieder zum Herzstück eines Unternehmens werden, in dem sich die Mitarbeiter treffen und persönliche Gespräche miteinander, mit Kunden und der Geschäftsleitung führen, während sie die Arbeit erledigen, die sie zu Hause nicht erledigen können. Der Gang ins Büro wird nicht überbewertet, aber es sollte ein ganzheitliches Erlebnis für Nutzer und Besucher bieten.

Kurz gesagt, das Büro sollte das ergänzen, was das Zuhause nicht bieten kann. Das könnte die Privatsphäre sein, ein Raum für Konzentration, offene Kommunikation, schnelles Internet, Wohlfühlzonen oder sogar psychologische Sicherheit - aufgrund der "Öffnungszeiten" des Raums.

Und schließlich: Wie wichtig ist ein attraktiver und effizienter Arbeitsplatz, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen?

Der Magnet des Unternehmens ist seine Kultur, seine Mitarbeiter. Ein richtig gestalteter Arbeitsplatz sollte diese Aspekte widerspiegeln und die Erfahrungen derjenigen beeinflussen, die ihn betreten.

Dies ist dem Design im Einzelhandel und im Gastgewerbe sehr ähnlich. Wir alle haben einen Supermarkt, in dem wir am liebsten einkaufen, ein Lieblingsrestaurant mit einer gemütlichen Atmosphäre und weichen Stoffen oder ein Luxushotel für besondere Anlässe - komplett mit einer herrlichen Aussicht - das Gleiche gilt für den Arbeitsplatz. Man muss das Gefühl schaffen, das man demjenigen vermitteln will, der die Schwelle überschreitet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es auf ein attraktives und effizientes Design ankommt, das bei den Nutzern Anklang findet, so dass sie sich engagierter, motivierter, wohler und entspannter fühlen.