Discussion sur l'aménagement des bureaux avec Lucia Prado

Récemment, vous avez peut-être vu notre chef de projet de conception et de conseil, Lucia Prado, parler à WorkLife de l'impact de l'aménagement moderne des bureaux sur les relations de travail et la prise de décision.

Au cours de l'entretien, Lucia s'est interrogée sur le sérieux avec lequel les entreprises prennent en compte la conception stratégique, sur certains des pièges liés à la création d'espaces qui ne sont pas vraiment adaptés à leur usage, et sur l'effet qu'un lieu de travail attrayant et efficace peut avoir pour attirer les meilleurs employés.

Selon vous, les entreprises prennent-elles suffisamment au sérieux l'aménagement du lieu de travail - et la pandémie et le travail hybride ont-ils focalisé les esprits ?

Les personnes sont les principaux atouts de toute organisation, et c'est pourquoi les entreprises prennent le bien-être très au sérieux. Et, pour les aider dans leur démarche, les entreprises doivent planifier et mettre en œuvre un aménagement qui favorise un environnement où les gens ont envie de venir travailler tous les matins, se sentent valorisés et en sécurité, et peuvent travailler efficacement et en harmonie.

Depuis la pandémie, la conception des lieux de travail a évolué rapidement. De nombreux locaux sont restés vides pendant plus d'un an, mais les organisations ont pu continuer à fonctionner, la plupart des employés travaillant à domicile. Ce phénomène, nouveau pour la plupart des entreprises, a encouragé les collègues à adopter de nouvelles technologies et compétences, ainsi qu'une nouvelle appréciation de la notion de "travail à domicile".

Certains secteurs - comme les services financiers, l'assurance, la recherche et l'informatique - ont adopté le travail à distance et s'y sont adaptés plus rapidement, tandis que d'autres ont eu beaucoup de mal. Mais, au final, tout le monde a trouvé un moyen de travailler à distance.

Enfin, 2022 est arrivé, et de (nombreux) employés sont retournés au bureau.  Mais que se passe-t-il maintenant, à une époque où beaucoup ont réalisé qu'ils préféraient une approche totalement à distance ou hybride de leur rôle ?

Il est indéniable que la pandémie a modifié les priorités, les horaires, la dynamique familiale, la gestion du temps et les attitudes à l'égard de la vie en général. L'hybride est là pour rester, mais de même, le bureau ne disparaîtra pas complètement. Et, pour beaucoup, il restera le meilleur endroit pour communiquer, collaborer, entreprendre des formations, aborder des séances de brainstorming et encourager la constitution d'équipes.

Quels sont les inconvénients d'un espace de bureau inadapté et comment cela peut-il avoir un impact réel sur les entreprises ?

Pour réussir sur le long terme, il est indispensable de disposer des outils et de l'aménagement adéquats. Imaginez une boulangerie sans four, un aéroport sans tour de contrôle ou une maison avec cinq chambres et une seule toilette. Une telle approche provoquerait des goulets d'étranglement - et le flux de circulation ne serait pas logique.

Il y a de nombreux inconvénients à disposer d'un espace qui n'est pas adapté à son usage, l'un d'eux étant la perte de temps et de ressources. Il n'existe pas de solution unique pour l'aménagement des bureaux, mais si vous vous trompez, vous risquez d'assister à une baisse de la motivation, de l'engagement et de l'efficacité des employés, ainsi qu'à une rotation beaucoup plus importante du personnel.

Bien conçu, l'espace de bureau doit refléter les valeurs de l'entreprise et être compatible avec les processus opérationnels. L'aménagement doit prendre en compte les tâches effectuées par chaque service et fournir des outils adéquats pour optimiser le temps et l'énergie des employés.

Pourquoi et comment l'aménagement du lieu de travail diffère-t-il d'une entreprise à l'autre - et comment les entreprises peuvent-elles trouver l'aménagement optimal pour elles ?

Vous ne pouvez pas adopter une approche à l'emporte-pièce de l'aménagement des bureaux. Chaque entreprise est différente, qu'il s'agisse du secteur d'activité, des nuances culturelles, des différents styles de gestion, de l'âge, de la taille et de la fonction de la main-d'œuvre.

Dans cette optique, l'aménagement des bureaux doit être en rapport avec l'activité et la culture de l'entreprise.

Si l'agencement de l'espace peut refléter l'organigramme - avec un clin d'œil aux objectifs et aux plans de croissance de l'entreprise - il faut également penser au regroupement et à la nécessité d'une connexion facile entre les départements.

Si l'entreprise est bien structurée, cela se reflétera dans la conception de l'aménagement. L'aspect et la convivialité inviteront les collègues et les clients à vivre l'"expérience" de la marque dès qu'ils franchissent la porte d'entrée.

Le meilleur point de départ est de comprendre la vision et les valeurs de l'organisation, ainsi que l'histoire qu'elle veut raconter. Une start-up flexible et amusante finira probablement par adopter le style "Silicon Valley" - en entassant de nombreux services dans ses locaux, ainsi que des espaces flexibles avec des sièges confortables, probablement une salle de sieste, et de nombreux coins café pour encourager la communication, l'innovation et l'énergie.

L'expérience risque d'être totalement différente pour ceux qui entrent dans un QG de services financiers. Vous serez probablement accueillis par des finitions haut de gamme, un mobilier élégant, un traitement acoustique parfait et des environnements fermés qui donnent un sentiment d'intimité, de confidentialité et de confiance.

Comment les besoins et les comportements de la main-d'œuvre ont-ils changé depuis la pandémie - et comment l'aménagement du lieu de travail reflète-t-il cette évolution ?

La plupart des bureaux ont adopté de nouveaux outils numériques pendant la pandémie et s'efforcent en permanence d'améliorer l'expérience hybride. Le défi de l'aménagement du lieu de travail consiste désormais à créer un espace que les employés ont envie de visiter - au-delà du besoin d'allumer un PC, de répondre à des courriels et de faire leur travail en ligne. Car nous savons que cela peut désormais être fait depuis le confort de leur domicile.

Le bureau doit être repositionné comme le cœur battant de l'entreprise, où les collègues se rencontrent et passent du temps en tête-à-tête avec les autres, les clients et la direction, et où ils effectuent tout travail qu'ils ne peuvent pas terminer chez eux. Entrer dans le bureau n'est pas surfait, mais il doit inspirer une expérience holistique aux utilisateurs et aux visiteurs.

En bref, le bureau doit compléter ce que la maison ne peut pas fournir. Il peut s'agir d'intimité, d'un espace de concentration, d'une communication ouverte, d'une connexion Internet rapide, de zones de bien-être ou même de sécurité psychologique, en raison des heures d'ouverture de l'espace.

Enfin, quelle est l'importance d'un lieu de travail attrayant et efficace pour attirer les meilleurs collaborateurs ?

L'aimant de l'entreprise, c'est sa culture, son personnel. Bien conçu, un lieu de travail doit refléter ces aspects et influencer l'expérience de ceux qui y entrent.

Cela s'apparente beaucoup à la conception de magasins et d'établissements d'accueil. Nous avons tous un supermarché dans lequel nous préférons faire nos courses, un restaurant préféré à l'atmosphère chaleureuse et aux tissus doux, ou un hôtel de luxe pour les occasions spéciales - avec une vue magnifique - il en va de même pour l'espace de travail. Il faut créer le sentiment que l'on veut insuffler à ceux qui en franchissent le seuil.

En résumé, tout se résume à l'attrait et à l'efficacité du design, qui résonnera auprès des utilisateurs et les fera se sentir plus engagés, motivés, confortables et détendus.