Das Büro ist nie fertig: Warum Anpassungsfähigkeit und Leistungsfähigkeit von Anfang an einbezogen werden müssen

Ein Büro, das flexibel wirkt, ist nicht immer auch ein flexibles Büro. Bewegliche Möbel, demontierbare Trennwände und Mehrzweckräume können zwar hilfreich sein, doch wenn die Haustechnik, die Beleuchtung, die Datenverkabelung, die Akustik und der Brandschutz auf eine feste Raumaufteilung ausgelegt sind, kann eine spätere Umgestaltung des Raums dennoch kostspielig und mit erheblichen Beeinträchtigungen verbunden sein.

Diese Unterscheidung wird mit Blick auf das Jahr 2027 zunehmend an Bedeutung gewinnen, da Teams wachsen und schrumpfen werden, sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln und die Technologie voranschreiten wird. Eine Raumausstattung muss daher nicht nur danach beurteilt werden, wie gut sie am ersten Tag funktioniert, sondern auch danach, wie flexibel sie sich später anpassen lässt. Matteo Bonotto, Designmanager bei Agilité, wirft einen genaueren Blick darauf…

Flexibilität ist nicht nur eine Frage der Möbelauswahl.

Man ist schnell geneigt, Flexibilität als eine Frage der Raumplanung oder der Einrichtung zu betrachten, doch in der Praxis werden viele ihrer Grenzen bereits viel früher durch Entscheidungen festgelegt, die die Nutzer möglicherweise nie zu Gesicht bekommen. Ein Raum lässt sich beispielsweise in zwei Räume aufteilen, doch diese Umgestaltung wird komplizierter, wenn Lüftung, Beleuchtungssteuerung, Sprinkleranlagen, Brandmeldeanlagen sowie Strom- und Datenanschlüsse die neue Anordnung nicht unterstützen können. Das Gleiche gilt für Schreibtische, deren Umstellung zunächst unkompliziert erscheinen mag, bis sich herausstellt, dass Bodenanschlussdosen, Luftströmung oder Beleuchtung bereits fest an die ursprüngliche Raumaufteilung angepasst wurden. Keine dieser Einschränkungen macht Veränderungen unmöglich, doch sie bestimmen, in welchem Umfang Kosten, Störungen, Verschwendung und Nacharbeiten damit verbunden sein werden.

Deshalb muss die Anpassungsfähigkeit diskutiert werden, bevor einzelne Maßnahmen isoliert entwickelt werden. Die hilfreichen Fragen sind recht einfach: Wo ist eine Veränderung am wahrscheinlichsten, welche Systeme wären davon betroffen, welche Entscheidungen wären später am schwierigsten oder teuersten rückgängig zu machen, und wo lohnt es sich, jetzt ein wenig Flexibilität zu bewahren? Das Ziel besteht nicht darin, für jedes mögliche Zukunftsszenario zu planen – denn das kann schnell zu kompliziert und an sich schon kostspielig werden –, sondern darin, die Dinge zu identifizieren, die schwer rückgängig zu machen sind, und ihnen frühzeitig die nötige Aufmerksamkeit zu widmen.

Das haben wir bei jüngsten Projekten beobachtet. In einer Anwaltskanzlei in Brüssellieferte Agilité Beleuchtung, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Sanitäranlagen, Datenverkabelung und IT-Infrastruktur sowie Akustikpaneele, maßgefertigte Tischlerarbeiten und einen speziellen Kommunikationsraum, während sich die Anforderungen ständig weiterentwickelten. Regelmäßige Entwurfsbesprechungen, die Überwachung der Beschaffung und die Koordination zwischen Auftraggeber, Architekt, Lieferanten und Subunternehmern trugen dazu bei, diese Änderungen mit Zeitplan und Budget in Einklang zu bringen. Das Projekt hat erneut deutlich gemacht, dass Infrastruktur und Innenausbau nicht isoliert voneinander betrachtet werden dürfen, wenn der fertige Arbeitsplatz auch bei sich ändernden Anforderungen weiterhin nutzbar bleiben soll.

Ein technisch anspruchsvoller Arbeitsplatz in der Nähe von Bordeaux untermauerte denselben Punkt aus einem anderen Blickwinkel. Detaillierte Überprüfungen umfassten die Brandschutzmaßnahmen für die Kabelverlegung, Zugangswege, Sicherheit sowie IT- und AV-Anforderungen, wobei die Entscheidungen sowohl im Hinblick auf die unmittelbare Installation als auch auf zukünftige betriebliche Anforderungen geprüft wurden. Die Technikräume wurden praktisch zu eigenständigen Projekten innerhalb des Gesamtprojekts, die eine eigene Abfolge, Koordination, Prüfung und Übergabe erforderten. Auch hier lag der Mehrwert darin, die technischen Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen, anstatt sie erst zu entdecken, nachdem andere Entscheidungen bereits feststanden.

Menschen erleben Gebäude nicht als fertige Gesamtpakete.

Es gibt noch einen weiteren Grund, warum ganzheitliches Denken wichtig ist. Die Nutzer erleben Beleuchtung, Akustik, Temperatur, Belüftung, Technik und Raumaufteilung nicht als separate Gestaltungskomponenten, auch wenn Projektteams diese verständlicherweise auf verschiedene Berater, Leistungsbereiche, Budgets und Beschaffungswege aufteilen. Ein Beleuchtungskonzept mag zwar technisch den Vorgaben entsprechen, aber dennoch Blendungen auf Bildschirmen verursachen, während ein technisches System zwar wie vorgesehen funktioniert, aber störende Hintergrundgeräusche erzeugt. Auch akustische Maßnahmen können zunächst wie eine einfache Einsparmöglichkeit erscheinen, bis die Nutzer einziehen und feststellen, dass sie sich nicht konzentrieren oder nicht bequem telefonieren können.

Dies kam in unserer jüngsten Arbeit zum Thema Neurodiversität und Arbeitsplatzgestaltung immer wieder zur Sprache. Licht, Geräusche, Luftzirkulation, Temperatur, Materialien und visuelle Komplexität wirken alle zusammen, und schon relativ kleine Anpassungen können darüber entscheiden, ob sich ein Raum angenehm oder überwältigend anfühlt. Das ist über eine einzelne Nutzergruppe hinaus von Bedeutung, da Menschen nicht den ganzen Tag über identische Bedingungen benötigen. Dieselbe Person möchte vielleicht morgens Ruhe und wenig Reize für detailreiche Arbeit, bevorzugt später jedoch einen Ort, der mehr Energie und Geselligkeit bietet, um gemeinsam mit anderen zu arbeiten.

Aus diesem Grund sollten eine gute Akustik, eine regelbare Beleuchtung, eine klare Wegführung und eine echte Auswahl an Arbeitsumgebungen nicht als spezielle Ausstattungsmerkmale oder als nette Extras betrachtet werden – sie sind Teil der Leistungsfähigkeit des Arbeitsplatzes und der Frage, wie effektiv die Menschen ihn nutzen können. Je mehr Auswahlmöglichkeiten und Gestaltungsfreiheit die Menschen haben, desto leichter lässt sich der Raum an unterschiedliche Aufgaben, Arbeitsstile und Anforderungen an die Stimulation anpassen. In der Praxis ist dies oft eine weitaus sinnvollere Definition von Flexibilität als die bloße Möglichkeit, Möbel umzustellen.

Value Engineering sollte das schützen, worauf es ankommt.

An dieser Stelle kann es schwieriger werden, denn die Aspekte eines Arbeitsplatzes, die den größten Einfluss auf den Arbeitsalltag haben, lassen sich bei knappen Budgets nicht immer am einfachsten verteidigen. Sichtbare Materialien und Oberflächen lassen sich relativ einfach vergleichen, während der Nutzen von Akustikmaßnahmen, Lichtqualität oder zukünftiger Anpassungsfähigkeit in einem Kostenplan schwerer nachzuweisen ist, bevor die Räumlichkeiten überhaupt bezogen wurden. Dadurch besteht die Gefahr, dass einige der Elemente, die Komfort und Leistung am stärksten beeinflussen, gestrichen werden, weil ihr Nutzen weniger offensichtlich ist.

Das bedeutet nicht, dass Value Engineering der Feind ist, denn jedes Projekt erfordert wirtschaftliche Disziplin. Es bedeutet lediglich, dass sich die Diskussion auf die Ergebnisse konzentrieren sollte und nicht nur auf einzelne Objekte oder Pakete. Anstatt nur zu fragen, was weggelassen werden kann, ist es sinnvoller zu hinterfragen, was der Arbeitsplatz leisten muss, damit die Menschen ihre Arbeit erledigen können, welche Elemente Konzentration, Privatsphäre und Komfort gewährleisten, was sich im Laufe der Nutzungsdauer der Einrichtung wahrscheinlich ändern wird und ob eine Einsparung heute später lediglich zusätzliche Kosten oder Störungen verursacht. Manchmal besteht die richtige Antwort darin, ein Element beizubehalten; manchmal darin, die gleiche Leistung durch ein anderes Detail, ein anderes Produkt oder einen anderen Beschaffungsweg zu erreichen.

Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, wie Leistung und visuelles Design gemeinsam optimiert werden können. Auf einer 800 m² großen Technologie-Arbeitsplatz in Berlintrugen Akustikpaneele, Deckenblenden und ausgewählte Oberflächen dazu bei, die Großraumbüroumgebung zu mildern und gleichzeitig die Verkabelung zu verbergen. In den Konferenzräumen wurden die ursprünglichen LED-Streifen des Vermieters durch niedrigere, runde und verstellbare Leuchten ersetzt. Akustik und Beleuchtung wurden somit von Anfang an als Teil des Arbeitserlebnisses betrachtet und nicht als technische Ergänzungen, die einem ansonsten bereits fertiggestellten Design nachträglich hinzugefügt wurden.

Für mich ist das eine viel sinnvollere Definition eines erstklassigen Arbeitsplatzes. Es sollte nicht einfach bedeuten, am meisten für die Dinge auszugeben, die man sehen kann, sondern die Bedingungen zu sichern, die die Menschen tagtäglich erleben. Wenn ein Arbeitsplatz zwar beeindruckend aussieht, sich aber nur schwer anpassen lässt, das Arbeiten dort unangenehm ist oder Änderungen zu teuer sind, dann wurden möglicherweise einige der wichtigeren Gestaltungsentscheidungen übersehen. Leistung und Erscheinungsbild sollten sich gegenseitig ergänzen, anstatt miteinander zu konkurrieren.

Gestaltung für das zweite Leben des Büros.

Die Übergabe ist natürlich ein wichtiger Meilenstein, sollte aber nicht das einzige Kriterium dafür sein, ob ein Arbeitsplatz erfolgreich gestaltet wurde. Das Projekt muss zwar weiterhin die Anforderungen hinsichtlich Zeitplan, Kosten, Qualität und Betrieb erfüllen, sollte dem Nutzer aber im Idealfall auch Handlungsspielraum lassen. Kann ein Raum ohne größere technische Eingriffe seine Funktion ändern, können Beleuchtung und Steuerungen auf unterschiedliche Bedürfnisse reagieren, lässt sich die Leistungsfähigkeit des Raums nach dem Einzug testen, und wird das nächste Team verstehen, warum bestimmte Entscheidungen überhaupt getroffen wurden? Diese Fragen gewinnen an Bedeutung, da sich Organisationen und Arbeitsweisen ständig weiterentwickeln.

Wir können nicht jede mögliche Entwicklungsrichtung einer Organisation vorhersagen, und der Versuch, dies zu tun, würde eigene Probleme mit sich bringen. Das Ziel ist nicht unendliche Flexibilität, sondern sinnvolle Anpassungsfähigkeit auf der Grundlage der Veränderungen, die tatsächlich wahrscheinlich sind, und der Teile der Büroeinrichtung, die später am schwierigsten zu ändern sein werden. Im Jahr 2027 wird die bessere Frage meiner Meinung nach daher weniger lauten, ob ein Büro flexibel aussieht, sondern vielmehr, was passiert, wenn das Unternehmen eine Veränderung benötigt. Wenn die Antwort sowohl vor als auch hinter den Wänden bedacht wurde, ist der Arbeitsplatz viel besser für alles gerüstet, was als Nächstes kommt.