Mise en place technique sur le lieu de travail à Bordeaux

Agilité a été mandatée par un fournisseur mondial de services cloud pour réaliser son nouvel espace de travail à Pessac, près de Bordeaux : un aménagement complet du gros œuvre existant afin de créer un nouvel environnement de travail pour une centaine de collaborateurs. Le projet comprenait des bureaux en open space, des salles de réunion, une cuisine, des salles de repos, des espaces de détente ainsi que des salles hautement techniques abritant des IDF (baies de distribution intermédiaires) et des MDF (baies de distribution principales).

Le projet se déroulant en dehors de Paris – siège d’Agilité en France –, la phase initiale de planification s’est largement concentrée sur la stratégie de chaîne d’approvisionnement. L’équipe s’est attachée à mettre en place un réseau de livraison local adapté, en s’attachant tout particulièrement à identifier des partenaires régionaux solides, capables de soutenir le programme, de réagir rapidement et de bien connaître le marché local.

Le programme a également dû tenir compte des éléments nécessitant des délais de livraison importants, notamment les menuiseries spécialisées, les parquets, les panneaux acoustiques et le mobilier de bureau – ce dernier ayant été acquis en étroite collaboration avec les fournisseurs directs du client et conformément aux normes de mobilier approuvées, ce qui a ajouté un lot supplémentaire à gérer au sein du programme global.

Le processus d'appel d'offres « à livres ouverts » a permis de garantir la transparence de la procédure, le client bénéficiant d'une visibilité totale sur les tarifs du marché, les recommandations et la prise de décision tout au long du processus.

L’espace de travail devait respecter les directives de marque établies par ce fournisseur mondial de services cloud, depuis les finitions et le mobilier jusqu’aux espaces techniques. Si bon nombre des normes relatives à l’espace de travail étaient claires, les salles IDF et MDF ont nécessité un niveau de coordination bien plus poussé, voire un véritable « projet au sein du projet », en raison de l’examen minutieux dont ont fait l’objet la conception, les plans d’exécution, les détails techniques, la sécurité, l’informatique, l’audiovisuel et la flexibilité future.

Agilité a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de professionnels – architectes, chefs de projet et fournisseurs directs du client – afin d'affiner la conception jusqu'à ce qu'elle réponde aux normes requises. Ce travail a notamment consisté à examiner en détail les plans, à étudier la gestion et le cheminement des câbles résistants au feu, ainsi qu'à prendre en compte les exigences d'accès, afin de s'assurer que chaque décision technique puisse répondre à la fois aux besoins d'installation immédiats et aux besoins opérationnels futurs.

Les locaux techniques étaient également soumis à leur propre calendrier, car ils devaient être livrés avant la remise des bureaux dans leur ensemble, ce qui permettait aux prestataires directs de mener à bien leurs travaux tandis qu’Agilité poursuivait la réalisation du reste de l’aménagement.

La communication a été constante tout au long du projet : le client, les équipes de gestion de projet et de conception, les consultants en génie civil, les sous-traitants et les fournisseurs directs ont tous participé à un cycle structuré de réunions, d'examens et de validations.

Les appels hebdomadaires avec le client ont été complétés par des réunions supplémentaires consacrées à la gestion de projet, des ateliers et des sessions techniques spécifiques. Comme indiqué précédemment, les salles IDF et MDF ont nécessité une coordination particulièrement étroite, avec des appels réguliers impliquant les prestataires directs du client en matière de sécurité, d'informatique et d'audiovisuel afin de s'assurer que ces projets avançaient comme prévu.

Le lieu de travail ainsi aménagé allie des espaces de bureaux haut de gamme à une infrastructure technique de grande envergure. Agilité a mis en place des espaces de travail en open space, des salles de conférence, des salles de repos, des espaces de détente, une cuisine et les locaux annexes nécessaires, tout en prenant en charge l'ensemble des travaux de génie civil, de plomberie et d'électricité.

La composante technique était importante, les travaux de génie civil et de génie climatique représentant environ 25 à 30 % de la valeur du projet ; ces travaux comprenaient notamment la pose d’un plancher surélevé, ainsi que le câblage sous ce plancher et en hauteur, afin de répondre aux exigences opérationnelles et techniques du locataire.

Les salles IDF et MDF ont nécessité des procédures rigoureuses de livraison, de tests, de mise en service et de remise des clés – supervisées par le responsable des services techniques d’Agilité – afin de garantir que ces espaces techniques soient prêts avant la remise des clés de l’ensemble des locaux.

Le bureau lui-même reflétait également une forte volonté en matière de design : menuiseries haut de gamme, parquet, panneaux acoustiques et finitions soigneusement sélectionnées ont contribué à créer un environnement de travail raffiné et fonctionnel. Le développement durable a également été intégré dans la stratégie du client, notamment à travers l’étude des matériaux, la prise en compte des déchets et des choix de conception tels que des plans de travail fabriqués à partir de coquilles d’huîtres recyclées.