Le bureau n'est jamais achevé : pourquoi la flexibilité et la performance doivent être intégrées dès la conception

Un bureau qui semble modulable n’est pas toujours un bureau modulable. Un mobilier déplaçable, des cloisons démontables et des salles polyvalentes peuvent certes contribuer à cette modularité, mais si les installations techniques (mécaniques et électriques), l’éclairage, les réseaux informatiques, l’acoustique et la stratégie de sécurité incendie ont été conçus autour d’un agencement fixe, modifier l’espace par la suite peut tout de même s’avérer coûteux et perturbant.

Cette distinction prendra de plus en plus d’importance à l’horizon 2027, car les équipes vont s’agrandir et se réduire, les modes de travail continueront d’évoluer et la technologie progressera. Un aménagement doit donc être évalué non seulement en fonction de ses performances dès le premier jour, mais aussi en fonction de sa capacité à s’adapter par la suite. Matteo Bonotto, responsable de la conception chez Agilité, examine la question de plus près…

La flexibilité ne se résume pas à un simple choix de mobilier.

On serait tenté de considérer la flexibilité comme une question d’aménagement de l’espace ou de mobilier, mais dans la pratique, bon nombre de ses limites sont fixées bien plus tôt, par des décisions dont les occupants n’auront peut-être jamais connaissance. Une pièce peut par exemple être divisée en deux, mais cette modification se complique si la ventilation, les commandes d’éclairage, les sprinklers, les systèmes de détection, l’alimentation électrique et les réseaux de données ne permettent pas de prendre en charge la nouvelle configuration. Il en va de même pour les bureaux, qui peuvent sembler faciles à déplacer jusqu’à ce que les prises au sol, la circulation d’air ou l’éclairage aient été installés en fonction de l’agencement d’origine. Aucune de ces contraintes ne rend le changement impossible, mais elles déterminent l’ampleur des coûts, des perturbations, du gaspillage et des travaux supplémentaires qu’il impliquera.

C’est pourquoi il convient d’aborder la question de l’adaptabilité avant de développer des solutions individuelles de manière isolée. Les questions pertinentes sont assez simples : où le changement est-il le plus probable, quels systèmes seraient affectés, quelles décisions seraient les plus difficiles ou les plus coûteuses à annuler par la suite, et dans quels domaines vaut-il la peine de conserver un peu de souplesse dès maintenant ? L’objectif n’est pas de prévoir tous les scénarios futurs possibles – car cela peut rapidement devenir trop compliqué et coûteux en soi –, mais d’identifier les éléments difficiles à défaire et de leur accorder l’attention nécessaire dès le début.

Nous l'avons constaté lors de projets récents. Au sein d'un espace de travail d’un cabinet d’avocats à Bruxelles, Agilité a pris en charge l’éclairage, le chauffage, la ventilation et la climatisation, la plomberie, le câblage informatique et l’infrastructure informatique, ainsi que les panneaux acoustiques, les menuiseries sur mesure et une salle dédiée aux communications, alors même que le cahier des charges ne cessait d’évoluer. Des revues de conception régulières, un suivi des achats et une coordination entre le client, l’architecte, les fournisseurs et les sous-traitants ont permis de concilier ces changements avec le calendrier et le budget. Ce projet a utilement rappelé que l’infrastructure et les finitions ne peuvent être traitées de manière isolée si l’on souhaite que l’espace de travail, une fois achevé, reste fonctionnel à mesure que les besoins évoluent.

Un site d’activité à forte intensité technique situé près de Bordeaux a confirmé ce même constat sous un autre angle. Des analyses détaillées ont porté sur la gestion des câbles résistants au feu, les voies d’accès, la sécurité, ainsi que les exigences informatiques et audiovisuelles, les décisions étant évaluées tant au regard de l’installation immédiate que des besoins opérationnels futurs. Les locaux techniques sont ainsi devenus de véritables projets au sein du projet global, nécessitant leur propre planification, coordination, mise en service et réception. Une fois encore, la valeur ajoutée a résidé dans la compréhension précoce des interdépendances techniques, plutôt que dans leur découverte a posteriori, une fois d’autres décisions déjà prises.

Les gens ne perçoivent pas les bâtiments comme des ensembles.

Il existe une autre raison pour laquelle une approche globale est essentielle. Les occupants ne perçoivent pas l’éclairage, l’acoustique, la température, la ventilation, la technologie et l’aménagement comme des éléments de conception distincts, même si les équipes de projet les répartissent, à juste titre, entre différents consultants, périmètres d’intervention, budgets et modes d’approvisionnement. Un projet d’éclairage peut techniquement répondre au cahier des charges tout en provoquant des reflets sur les écrans, tandis qu’un système mécanique peut fonctionner comme prévu tout en générant des bruits de fond gênants. Les traitements acoustiques peuvent également sembler être une solution économique jusqu’à ce que les occupants emménagent et se rendent compte qu’ils ne peuvent ni se concentrer ni passer des appels confortablement.

Ce point est revenu à plusieurs reprises dans nos travaux récents sur la neurodiversité et l’aménagement des espaces de travail. La lumière, le son, la circulation de l’air, la température, les matériaux et la complexité visuelle interagissent tous, et des ajustements relativement mineurs peuvent déterminer si un espace est perçu comme confortable ou oppressant. Cela revêt une importance qui dépasse le cadre d’un groupe d’utilisateurs particulier, car les personnes n’ont pas besoin de conditions identiques tout au long de la journée. Une même personne peut avoir besoin de calme et d’un environnement peu stimulant pour effectuer un travail minutieux le matin, puis préférer un cadre plus dynamique et convivial pour collaborer plus tard dans la journée.

C’est pourquoi une bonne acoustique, un éclairage modulable, une signalétique claire et un véritable choix d’aménagements ne doivent pas être considérés comme des améliorations spécialisées ou des compléments facultatifs : ils font partie intégrante de la performance du lieu de travail et de l’efficacité avec laquelle les personnes peuvent l’utiliser. Plus les personnes disposent de choix et de contrôle, plus l’espace est à même de s’adapter à différentes tâches, différents styles de travail et différents niveaux de stimulation. Dans la pratique, il s’agit souvent d’une définition bien plus utile de la flexibilité que la simple possibilité de déplacer du mobilier.

L'ingénierie de la valeur doit préserver ce qui compte vraiment.

C’est là que les choses peuvent se compliquer, car les éléments d’un lieu de travail qui ont le plus d’impact au quotidien ne sont pas toujours les plus faciles à justifier lorsque les budgets se resserrent. Les matériaux et les finitions visibles sont relativement simples à comparer, tandis que la valeur de l’isolation acoustique, de la qualité de l’éclairage ou de l’adaptabilité future peut être plus difficile à démontrer dans un plan de coûts avant que l’espace ne soit occupé. Cela crée un risque que certains des éléments qui influent le plus sur le confort et les performances soient supprimés, car leur valeur est moins évidente.

Cela ne signifie pas pour autant que l’optimisation des coûts soit un obstacle, car chaque projet nécessite une certaine rigueur commerciale. Cela signifie simplement que la discussion doit se concentrer sur les résultats plutôt que sur des éléments ou des lots pris isolément. Au lieu de se demander uniquement ce qui peut être supprimé, il est plus utile de se demander ce dont le lieu de travail a besoin pour permettre aux personnes d’accomplir leurs tâches, quels éléments favorisent la concentration, l’intimité et le confort, ce qui est susceptible d’évoluer au cours de la durée de vie de l’aménagement, et si une économie réalisée aujourd’hui ne risque pas d’engendrer des coûts supplémentaires ou des perturbations ultérieurement. Parfois, la bonne réponse consiste à conserver un élément ; parfois, il s’agit d’atteindre la même performance grâce à un détail, un produit ou un mode d’approvisionnement différent.

Il existe de nombreux exemples où la performance et la conception visuelle peuvent être conciliées. Sur un espace de travail dédié aux technologies de 800 m² à Berlin, des panneaux acoustiques, des déflecteurs de plafond et des finitions soigneusement choisies ont permis d’adoucir l’environnement en open space tout en dissimulant le câblage. Dans les salles de réunion, les bandes LED d’origine du propriétaire ont été remplacées par des luminaires plus bas, circulaires et orientables. L’acoustique et l’éclairage ont ainsi été pris en compte dès le départ comme faisant partie intégrante de l’expérience de travail, plutôt que comme des ajouts techniques superposés à un aménagement par ailleurs achevé.

Pour moi, c’est là une définition bien plus pertinente d’un lieu de travail haut de gamme. Cela ne devrait pas simplement signifier consacrer la majeure partie du budget à ce que les gens peuvent voir, mais plutôt préserver les conditions dont ils bénéficieront au quotidien. Si un lieu de travail a fière allure mais qu’il est difficile à adapter, inconfortable pour y travailler ou coûteux à modifier, c’est que certaines des décisions de conception les plus importantes ont peut-être été négligées. La performance et l’apparence doivent se renforcer mutuellement plutôt que de s’opposer.

Concevoir pour donner une seconde vie aux bureaux.

La remise des clés constitue évidemment une étape importante, mais elle ne doit pas être le seul critère permettant de juger de la réussite d’un lieu de travail. Le projet doit certes respecter les exigences en matière de calendrier, de coûts, de qualité et d’exploitation, mais, dans l’idéal, il devrait également offrir des possibilités d’adaptation à l’utilisateur. Une pièce peut-elle changer de fonction sans travaux importants sur les installations techniques ? L’éclairage et les commandes peuvent-ils s’adapter à différents besoins ? Les performances de l’espace peuvent-elles être testées après l’emménagement ? Et l’équipe suivante comprendra-t-elle pourquoi certaines décisions ont été prises au départ ? Ces questions prennent de plus en plus d’importance à mesure que les organisations et les modes de travail continuent d’évoluer.

Nous ne pouvons pas prévoir toutes les façons dont une organisation pourrait évoluer, et tenter de le faire créerait des problèmes supplémentaires. L’objectif n’est pas une flexibilité infinie, mais une adaptabilité raisonnable fondée sur les changements réellement probables et sur les éléments de l’aménagement qui seront les plus difficiles à modifier par la suite. En 2027, je pense donc que la question la plus pertinente ne portera pas tant sur l’aspect « flexible » d’un bureau que sur ce qui se passera lorsque l’organisation aura besoin de le modifier. Si la réponse a été envisagée tant au niveau des murs qu’en coulisses, le lieu de travail sera bien mieux armé pour affronter tout ce que l’avenir lui réserve.